Печать документов: управление, эффективность, снижение затрат

• оптимизация затрат и контроль за этим видом издержек;
• бесперебойная работа;
• доступность или ограничения на доступ.

Это существенно для любых компаний — от малых до холдингов. Причём важность этих вопросов повышается с ростом персонала от малых организационных форм до крупных компаний, последние вынуждены устанавливать на рабочих местах значительное количество печатающих устройств и МФУ.  И они неоднородны, — с разными функциями, предназначением и управлением.

В 2016 и 2017 году в мире было продано по 100 млн. печатающих устройств и МФУ различных типов и модификаций. На долю российского рынка приходится продажа около 2 млн. печатающих устройств в год. Примечательно, что рынок достиг этого потолка ещё в 2008 году и с тех пор, за исключением пиковых кризисных, — ежегодно показывает примерно один уровень.

Компания «Логика» предлагает способ избавиться от проблем с печатающими устройствами, оптимизировать расходы на этот процесс и минимизировать количество эксплуатируемой техники. Решение кроется в установке программного пакета MyQ, который специально разработан для этих целей и имеет отличные отзывы от покупателей.

Управление компанией и программное обеспечение MyQ

Важные особенности MyQ

1. Простая установка и управление.
2. Высокая совместимость.

Программный комплекс MyQ представляет собой единую унифицированную среду, благодаря чему управление ей – простое и интуитивное. Установка происходит за несколько минут и не требует специальных знаний.

Для удовлетворения потребностей MyQ обеспечивает максимально возможный уровень совместимости:

• ИТ-среда;
• Оборудование и устройства;
• Технология идентификации.

Предусмотрена поддержка окружения Citrix или MS Terminal Server, а также MS Cluster. Обеспечивает печать из Windows, Linux и MAC OS поддерживает AS400 или SAP. Более 2000 поддерживаемых устройств печати и копирования от более чем 26 поставщиков. Поддерживаются более 60 технологий ID-карт для идентификации пользователей, а легкая настройка позволяют администраторам MyQ подключать почти каждый ID-ридер, доступный на рынке.

Основные задачи MyQ

1. Полный контроль за службами печати.
2. Оптимизация использования печатающих устройств и МФУ.
3. Проблемы безопасности и пользовательский вход через аккаунт.
4. Печать, копирование и сканирование.
5. Управление заданиями.

1. Для обеспечения контроля за службами печати MyQ использует уникальную комбинацию из нескольких способов связи с устройствами печати/копирования и сканирования – spooler monitoring. Эта комбинация обеспечивает очень сложную систему получения точных статусов счетчиков и создания прозрачных понятных отчетов.
2. Оптимизация возможна при получении полных и исчерпывающих сведений. MyQ может указывать, какие устройства используются неэффективно; пользователи печатают больше, чем ожидалось, а также расходы на печать для каждого пользователя. MyQ может отслеживать оповещения служб со всех устройств и обнаруживать ненадежные устройства с высоким требованием для обслуживания и поддержки. Основываясь на этой информации, может потребоваться полная реструктуризация среды печати (включая замену старых устройств новыми, более эффективными моделями) или простая перестановка существующих устройств на рабочих местах.
3. Благодаря оптимизации — неэффективные локальные принтеры можно заменить сетевым принтером, который используют несколько пользователей из разных офисов. Это увеличивает важность проблем безопасности: неавторизованный пользователь может получить доступ к документам, напечатанным другим пользователем на общем устройстве.
4. MyQ помогает избежать подобной ситуации. Потому существует возможность, оснастить каждое общее сетевое устройство аппаратным терминалом MyQ, который позволяет войти в систему. Затем задания на печать сохраняются на сервере и печатаются только в том случае, если пользователь правильно идентифицирован. MyQ позволяет подключать практически любую технологию идентификации, доступную на рынке.

Основные функции MyQ

1. Защищенное копирование.
2. Прямая печать или задание для печати.
3. Защищенная печать.
4. Управление сканированием и профили сканирования.
5. Сканирование внешнего документа через задание.
6. Печать внешнего документа по ссылке.

1. Панели управления печатающих устройств или МФУ — по умолчанию заблокированы. После входа пользователя в систему через идентификацию — панели для него разблокированы, и функция использования — включена. Когда пользователи завершат процесс копирования, они выходят из системы. Количество скопированных страниц подсчитывается в системе. Если пользователь забыл выйти из системы, аккаунт автоматически будет отключен после определенного времени неактивности.
2. Задания на печать обрабатываются системой и немедленно отправляется на соответствующий принтер. После завершения задания печати количество отпечатанных страниц добавляется в учетную запись пользователя. Прямая печать служит только для контроля объема печати и не содержит каких-либо других расширенных функций, таких как безопасная или отложенная печать. При прямой функции печати терминал не требуется для идентификации пользователя.

Администрирование пользователей

MyQ позволяет автоматически импортировать пользователей из различных баз данных с помощью CSV-файла. При импорте пользователя — автоматически генерируются произвольные PIN-коды для каждого юзера и отправляются на его электронную почту. Пользователи могут менять свой PIN-код в любое время с помощью веб-интерфейса MyQ.

По умолчанию пользователь автоматически идентифицируется по IP в локальной сети. В особых случаях, когда большое количество пользователей использует один и тот же компьютер, — пользователь может идентифицировать себя, набрав PIN-код, имя пользователя и пароль для активации печати или выбрав из списка пользователей из всплывающего окна.

Управление заданиями на печать

В ряде случаев в заданиях на печать требуется изменить условия выполнения. MyQ позволяет легко добавлять команды для сшивания, дуплексной печати, установки количества копий в заданиях на печать.  

Правила фильтрации заданий на печать

​​Задания на печать могут быть автоматически приостановлены или перенаправлены системой на более эффективные или более экономичные устройства исходя из размера задания, количества страниц, исходного приложение.

Частные случаи и конфиденциальная информация

Для пользователей, которые печатают конфиденциальные данные, — доступна функция автоматического удаления с сервера сразу после печати. Автоудаление конфиденциальной информации часто используется для печати финансовых и бухгалтерских документов.

Веб-интерфейс

Панель пользователя на веб-интерфейсе MyQ полностью настраивается; она состоит из нескольких модулей, которые можно добавить или удалить с экрана.

Всплывающие пользовательские уведомления

Пользователи автоматически уведомляются всплывающим сообщением, если по какой-либо причине отклоняется задание, которое они отправляют в MyQ, например, — задание было отправлено в неправильную очередь или пользователю отказано в печати из-за пользовательского доступа и настроек.

Пользователь может загрузить мобильное приложение MyQ из Google Play или Apple App Store и начать работу с системой. Вход в устройство и управление сервером легко выполняется с помощью сканирования QR-кода, который размещен на лицевой стороне принтера. Благодаря этому приложению пользователь также может отправлять файлы на печать в MyQ и распечатать их на выбранном устройстве.

Учет и отчетность

Подробный мониторинг

Система MyQ обеспечивает подробный мониторинг всей сети печати и позволяет получать информацию для оптимизации работы. Она в состоянии создавать сводный отчет о пользователях или группах, который позволяет руководителям обнаруживать печать личных неслужебных документов и выявлять недостатки в эффективности печати электронных документов. С помощью этих мощных фильтров менеджеры могут рассчитывать точное распределение затрат. Система MyQ также может создавать отчеты на основе отдельных устройств. Это поможет выявить относительные нагрузки каждого принтера, чтобы оптимизировать их размещение и использование.

MyQ предлагает автоматическую отчетность, которая генерируется на любой установленный период. Администратор получает точные данные о всех процессах печати. Высокий уровень детализации в настройках отчета позволяет администратору предоставлять точную и краткую информацию по отдельным пользователям. Инструмент создания пользовательского отчета MyQ предоставляет возможности в неограниченном количестве вариантов отчетов, упрощает управление ими, регулирует их фактическое число на экране «Отчеты». Любой отчет отображается в веб-интерфейсе или сохраняется в  одном из форматов: PDF, CSV, HTML, XML, XLS, XLSX и ODS. Отчеты могут регулярно создаваться и отправляться по электронной почте или сохраняться в предопределенной папке.

Квоты для печати и копирования — защищают от неправильного использования услуг печати пользователями. Для каждого пользователя квота (предел) может быть связана с гибким или повторяющимся периодом времени. Если предел превышен, система включает или отключает работу принтера в соответствии с доступными параметрами. Квоты могут быть установлены в соответствии с общим количеством страниц, цветными страницами или суммой затрат на определенный период. Квоты также можно классифицировать по монохромным или цветным. Ещё возможность — установить автоматизацию уведомлений, когда лимит квот достигнут.

Балансовый учет — это функция, которая необходима для запуска принтеров в общественных местах, например, в школах, библиотеках. Каждый пользователь может купить идентификационную карточку, на которую начисляется баланс и может оплачивать услуги печати, копирования и сканирования в сети, пока баланс карты не исчерпан.

Попроектный учет

Статистика по отдельным проектам — необходимый инструмент для компаний, работающих над большим количеством проектов для разных клиентов. Он позволяет сотрудникам назначать задания на печать, копирование и сканирование для конкретных проектов и, следовательно, распределять затраты на печать среди них и взимать соответствующую плату с клиента.

Поддержка нескольких серверов MyQ (межсетевое взаимодействие филиалов)

Облачное обслуживание

Функция облачной поддержки полезна для компаний с несколькими филиалами. MyQ может быть настроен как Masterserver, который управляет лицензиями на печать устройств и терминалов на серверах и выполняет другие облачные функции, но не может использоваться в качестве сервера печати.

Совместимость и спецификации

Операционная система

MyQ предназначена для функционирования из любой среды печати — Windows, DOS, Linux, AS400, SAP, UNIX и других. MyQ может быть установлена на Windows 2008 Server и выше. Поддерживается установка в виртуализированных средах.

Интеграция с устройствами печати и МФУ

Devices MyQ — инструмент для печати, поддерживает множество производителей и принтеры различных типов. В сотрудничестве с производителями и дистрибьюторами сертифицированы принтеры следующих марок: Brother, Canon, Copystar, Dell, Develop, Epson, Gestetner, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lanier, Lexmark, Lomond, Nashuatec, OCÉ, OKI, Olivetti Rex Rotary, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, Utax, Xerox, Panasonic.

Системные требования MyQ

** для бесперебойной работы ПК, — строго рекомендуется серверная операционная система; запуск несерверных систем может привести к критическим ошибкам сетевых ресурсов.

Спецификации программного обеспечения MyQ.

Установочный файл содержит, помимо самой системы MyQ, дистрибутивы сервера базы данных Firebird, веб-сервера Apache и приложения PHP. Система должна использоваться через профиль клиента Microsoft .NET Framework 4.0.

С активированной функцией «Управление сайтом» система MyQ использует собственный SMTP-сервер. Если на сервере запущены другие системы с использованием базы данных, веб-интерфейса, PHP или почтового сервера, может возникнуть конфликт системы с иным программным обеспечением, что приведет к сбою.

Установка программного комплекса MyQ компание «Логика»

1. После обращения клиентов к нам – первоочередной задачей является мониторинг всех печатающих устройств на предмет рентабельности и эффективности их использования.
2. Это позволяет сделать аналитические выводы о сокращении, оптимизации используемого оборудования, внедрения сетевых принтеров и их локацию между офисов.
3. Параллельно проводится опрос сотрудников офисов для выявления их предпочтений, связанных с использованием печатающих устройств.
4. Первичные мероприятия – дают достаточные сведения для составления спецификации для размещения монохромных, цветных принтеров, сканеров и МФУ.
5. Заключение договора с приложением в виде техзадания.
6. Далее клиент выкупает лицензию MyQ и аппаратную часть, согласно заключённому договору.
7. Специалисты компании «Логика» устанавливают серверную часть программного комплекса MyQ. Интегрируют его с программным обеспечением заказчика. И привязывают печатающие устройства к серверу MyQ.