+7 3452 57 91 92 info@logic.team
Печать документов – обязательный процесс в деятельности любой компании, организации, учреждения. В ряде случаев все продукты интеллектуальной деятельности отображаются только на бумаге. Офисная деятельность приводит к тому, что использование печатных устройств является не только важным процессом, но и проблемным.
При использовании печатающих устройств возникает несколько существенных проблем:

  • оптимизация затрат и контроль за этим видом издержек;
  • бесперебойная работа;
  • доступность или ограничения на доступ.

Это существенно для любых компаний — от малых до холдингов. Причём важность этих вопросов повышается с ростом персонала от малых организационных форм до крупных компаний, последние вынуждены устанавливать на рабочих местах значительное количество печатающих устройств и МФУ.  И они неоднородны, — с разными функциями, предназначением и управлением.

В 2016 и 2017 году в мире было продано по 100 млн. печатающих устройств и МФУ различных типов и модификаций. На долю российского рынка приходится продажа около 2 млн. печатающих устройств в год. Примечательно, что рынок достиг этого потолка ещё в 2008 году и с тех пор, за исключением пиковых кризисных, — ежегодно показывает примерно один уровень.

Компания «Логика» предлагает способ избавиться от проблем с печатающими устройствами, оптимизировать расходы на этот процесс и минимизировать количество эксплуатируемой техники. Решение кроется в установке программного пакета MyQ, который специально разработан для этих целей и имеет отличные отзывы от покупателей.

Управление компанией и программное обеспечение MyQ

Главная функция системы MyQ — предоставление универсального инструмента, дающего все возможности, связанные с печатью, копированием и проверкой в одном пакете. Гибкость системы MyQ позволяет клиенту использовать только те функции, которые им нужны в реальном времени, с потенциалом расширяйте их с лёгкостью и в любое время, если возникнет необходимость к подключению новых функций.

Важные особенности MyQ

  1. Простая установка и управление.
  2. Высокая совместимость.

Программный комплекс MyQ представляет собой единую унифицированную среду, благодаря чему управление ей – простое и интуитивное. Установка происходит за несколько минут и не требует специальных знаний.

Для удовлетворения потребностей MyQ обеспечивает максимально возможный уровень совместимости:

  • ИТ-среда;
  • Оборудование и устройства;
  • Технология идентификации.

Предусмотрена поддержка окружения Citrix или MS Terminal Server, а также MS Cluster. Обеспечивает печать из Windows, Linux и MAC OS поддерживает AS400 или SAP. Более 2000 поддерживаемых устройств печати и копирования от более чем 26 поставщиков. Поддерживаются более 60 технологий ID-карт для идентификации пользователей, а легкая настройка позволяют администраторам MyQ подключать почти каждый ID-ридер, доступный на рынке.

Основные задачи MyQ

  1. Полный контроль за службами печати.
  2. Оптимизация использования печатающих устройств и МФУ.
  3. Проблемы безопасности и пользовательский вход через аккаунт.
  4. Печать, копирование и сканирование.
  5. Управление заданиями.
  1. Для обеспечения контроля за службами печати MyQ использует уникальную комбинацию из нескольких способов связи с устройствами печати/копирования и сканирования – spooler monitoring. Эта комбинация обеспечивает очень сложную систему получения точных статусов счетчиков и создания прозрачных понятных отчетов.
  2. Оптимизация возможна при получении полных и исчерпывающих сведений. MyQ может указывать, какие устройства используются неэффективно; пользователи печатают больше, чем ожидалось, а также расходы на печать для каждого пользователя. MyQ может отслеживать оповещения служб со всех устройств и обнаруживать ненадежные устройства с высоким требованием для обслуживания и поддержки. Основываясь на этой информации, может потребоваться полная реструктуризация среды печати (включая замену старых устройств новыми, более эффективными моделями) или простая перестановка существующих устройств на рабочих местах.
  3. Благодаря оптимизации — неэффективные локальные принтеры можно заменить сетевым принтером, который используют несколько пользователей из разных офисов. Это увеличивает важность проблем безопасности: неавторизованный пользователь может получить доступ к документам, напечатанным другим пользователем на общем устройстве.
  4. MyQ помогает избежать подобной ситуации. Потому существует возможность, оснастить каждое общее сетевое устройство аппаратным терминалом MyQ, который позволяет войти в систему. Затем задания на печать сохраняются на сервере и печатаются только в том случае, если пользователь правильно идентифицирован. MyQ позволяет подключать практически любую технологию идентификации, доступную на рынке.

Основные функции MyQ

  1. Защищенное копирование.
  2. Прямая печать или задание для печати.
  3. Защищенная печать.
  4. Управление сканированием и профили сканирования.
  5. Сканирование внешнего документа через задание.
  6. Печать внешнего документа по ссылке.
  1. Панели управления печатающих устройств или МФУ — по умолчанию заблокированы. После входа пользователя в систему через идентификацию — панели для него разблокированы, и функция использования — включена. Когда пользователи завершат процесс копирования, они выходят из системы. Количество скопированных страниц подсчитывается в системе. Если пользователь забыл выйти из системы, аккаунт автоматически будет отключен после определенного времени неактивности.
  2. Задания на печать обрабатываются системой и немедленно отправляется на соответствующий принтер. После завершения задания печати количество отпечатанных страниц добавляется в учетную запись пользователя. Прямая печать служит только для контроля объема печати и не содержит каких-либо других расширенных функций, таких как безопасная или отложенная печать. При прямой функции печати терминал не требуется для идентификации пользователя.
3. Пользователь отправляет задание для печати. Задание обрабатывается системой и хранится на сервере. После того, как пользователь войдет в систему для активации печатающего устройства — задание отправляется на него. Функция защищенной печати позволяет пользователям печатать на любом ассоциированном принтере независимо от места его расположения.
4. Управление сканированием — эта функция значительно упрощает процесс сетевого сканирования на многофункциональных устройствах. После авторизации пользователя все отсканированные задания автоматически отправляются в общую папку или по электронной почте текущего пользователя. Пользователи также могут напрямую отправлять свои сканированные документы в облачные хранилища (диски). Кроме того, отсканированные документы могут быть преобразованы в формат, доступный для поиска и редактирования, например, MS Word или PDF с возможностью поиска через службу OCR (оптическое распознавание символов).
5. Сканирование по ссылке – предусмотрено для работы с объёмными документами, которые проблематично загружать или пересылать почтовыми службами из-за объёма документа. Потому задание на сканирование можно выдавать ссылкой, при этом сам оригинал может храниться на облачном диске или на другом стороннем ресурсе в Сети. Скан документа затем сохраняется на сервере печати.
6. MyQ позволяет печатать документы PDF, Word, Excel, PowerPoint и изображения JPEG.
ещё одно преимущество функционала MyQ:
Система не требует установки каких-либо драйверов печати или других приложения. Это дает пользователям большую гибкость при печати документов с любого ПК в сети, сохраняя высокий уровень безопасности.

 

Администрирование пользователей

MyQ позволяет автоматически импортировать пользователей из различных баз данных с помощью CSV-файла. При импорте пользователя — автоматически генерируются произвольные PIN-коды для каждого юзера и отправляются на его электронную почту. Пользователи могут менять свой PIN-код в любое время с помощью веб-интерфейса MyQ.

По умолчанию пользователь автоматически идентифицируется по IP в локальной сети. В особых случаях, когда большое количество пользователей использует один и тот же компьютер, — пользователь может идентифицировать себя, набрав PIN-код, имя пользователя и пароль для активации печати или выбрав из списка пользователей из всплывающего окна.

Администратор MyQ может устанавливать права для пользователей или групп пользователей. Система даёт возможность установить, какие именно функции будут доступны для пользователей, путем простой настройки политики для них.
Пользователи могут зарегистрироваться в системе через веб-интерфейс MyQ, — если это разрешено, — добавив свое имя, адрес электронной почты в систему MyQ. Затем система сгенерирует PIN-код и зарегистрирует в системе. Пользователи также могут быть зарегистрированы через электронную почту, сетевой протокол LPR или путем считывания идентификационной карты через ридер (создается анонимная учетная запись).

Управление заданиями на печать

Изменение заданий на печать

В ряде случаев в заданиях на печать требуется изменить условия выполнения. MyQ позволяет легко добавлять команды для сшивания, дуплексной печати, установки количества копий в заданиях на печать.  

Правила фильтрации заданий на печать

​​Задания на печать могут быть автоматически приостановлены или перенаправлены системой на более эффективные или более экономичные устройства исходя из размера задания, количества страниц, исходного приложение.

Частные случаи и конфиденциальная информация

Для пользователей, которые печатают конфиденциальные данные, — доступна функция автоматического удаления с сервера сразу после печати. Автоудаление конфиденциальной информации часто используется для печати финансовых и бухгалтерских документов.

Веб-интерфейс

Панель пользователя на веб-интерфейсе MyQ полностью настраивается; она состоит из нескольких модулей, которые можно добавить или удалить с экрана.

Всплывающие пользовательские уведомления

Пользователи автоматически уведомляются всплывающим сообщением, если по какой-либо причине отклоняется задание, которое они отправляют в MyQ, например, — задание было отправлено в неправильную очередь или пользователю отказано в печати из-за пользовательского доступа и настроек.

MyQ Mobile Application

Пользователь может загрузить мобильное приложение MyQ из Google Play или Apple App Store и начать работу с системой. Вход в устройство и управление сервером легко выполняется с помощью сканирования QR-кода, который размещен на лицевой стороне принтера. Благодаря этому приложению пользователь также может отправлять файлы на печать в MyQ и распечатать их на выбранном устройстве.

Учет и отчетность

Подробный мониторинг

Система MyQ обеспечивает подробный мониторинг всей сети печати и позволяет получать информацию для оптимизации работы. Она в состоянии создавать сводный отчет о пользователях или группах, который позволяет руководителям обнаруживать печать личных неслужебных документов и выявлять недостатки в эффективности печати электронных документов. С помощью этих мощных фильтров менеджеры могут рассчитывать точное распределение затрат. Система MyQ также может создавать отчеты на основе отдельных устройств. Это поможет выявить относительные нагрузки каждого принтера, чтобы оптимизировать их размещение и использование.

Автоматическая отчетность

MyQ предлагает автоматическую отчетность, которая генерируется на любой установленный период. Администратор получает точные данные о всех процессах печати. Высокий уровень детализации в настройках отчета позволяет администратору предоставлять точную и краткую информацию по отдельным пользователям. Инструмент создания пользовательского отчета MyQ предоставляет возможности в неограниченном количестве вариантов отчетов, упрощает управление ими, регулирует их фактическое число на экране «Отчеты». Любой отчет отображается в веб-интерфейсе или сохраняется в  одном из форматов: PDF, CSV, HTML, XML, XLS, XLSX и ODS. Отчеты могут регулярно создаваться и отправляться по электронной почте или сохраняться в предопределенной папке.

Настройка квот на печать и копирование

Квоты для печати и копирования — защищают от неправильного использования услуг печати пользователями. Для каждого пользователя квота (предел) может быть связана с гибким или повторяющимся периодом времени. Если предел превышен, система включает или отключает работу принтера в соответствии с доступными параметрами. Квоты могут быть установлены в соответствии с общим количеством страниц, цветными страницами или суммой затрат на определенный период. Квоты также можно классифицировать по монохромным или цветным. Ещё возможность — установить автоматизацию уведомлений, когда лимит квот достигнут.

Балансовый учет

Балансовый учет — это функция, которая необходима для запуска принтеров в общественных местах, например, в школах, библиотеках. Каждый пользователь может купить идентификационную карточку, на которую начисляется баланс и может оплачивать услуги печати, копирования и сканирования в сети, пока баланс карты не исчерпан.

Попроектный учет

Статистика по отдельным проектам — необходимый инструмент для компаний, работающих над большим количеством проектов для разных клиентов. Он позволяет сотрудникам назначать задания на печать, копирование и сканирование для конкретных проектов и, следовательно, распределять затраты на печать среди них и взимать соответствующую плату с клиента.

Поддержка нескольких серверов MyQ (межсетевое взаимодействие филиалов)

Облачное обслуживание

Функция облачной поддержки полезна для компаний с несколькими филиалами. MyQ может быть настроен как Masterserver, который управляет лицензиями на печать устройств и терминалов на серверах и выполняет другие облачные функции, но не может использоваться в качестве сервера печати.

Совместимость и спецификации

Операционная система

MyQ предназначена для функционирования из любой среды печати — Windows, DOS, Linux, AS400, SAP, UNIX и других. MyQ может быть установлена на Windows 2008 Server и выше. Поддерживается установка в виртуализированных средах.

Интеграция с устройствами печати и МФУ

Devices MyQ — инструмент для печати, поддерживает множество производителей и принтеры различных типов. В сотрудничестве с производителями и дистрибьюторами сертифицированы принтеры следующих марок: Brother, Canon, Copystar, Dell, Develop, Epson, Gestetner, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lanier, Lexmark, Lomond, Nashuatec, OCÉ, OKI, Olivetti Rex Rotary, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, Utax, Xerox, Panasonic.

Системные требования MyQ

Server Hardware без парсинга   RAM 4 GB *
до 100
до 400
до 600
  CPU ядро (2GHz)
2
4
8
Для систем с большим количеством прямых очередей  
Server Hardware c парсингом RAM 4GB *
Минимальные требования с активированным парсером
4 ядра процессора (2 GHz) или больше (в зависимости от размера установки)
Объём хранения Объем 500 000 страниц в месяц: 4 страницы на одно задание, 6250
рабочих мест за рабочий день
Файлы приложений:
150 MB
100 МБ (14 дней) Учетные записи:
6 GB (4-летняя история)
Операционная система сервера Windows Server 2008/2008 R2 / 2012 / 2012r2 / 2016 со всеми последними обновлениями Windows XP/ Vista /7/8/8.1 **, 10, со всеми последними обновлениями, поддерживаемыми 32-битными и 64-битными ОС
Операционная система пользователей
(для стандартной печати)
Windows — все версии, Linux — все дистрибутивы, MAC OS — все версии, ERP
Операционная система пользователей
(проекты, локальный мониторинг)
Windows 7 и более поздние версии
Web-браузер Google Chrome 41 и более поздние версии (рекомендуется),Mozilla Firefox 38 и более поздние версии (рекомендуется) Internet Explorer 10 и более поздние версии  Microsoft Edge * устаревшие версии веб-браузеров могут не работать должным образом *
* Рекомендуемая конфигурация предлагается в зависимости от загруженности системы.

** для бесперебойной работы ПК, — строго рекомендуется серверная операционная система; запуск несерверных систем может привести к критическим ошибкам сетевых ресурсов.

Спецификации программного обеспечения MyQ.

Установочный файл содержит, помимо самой системы MyQ, дистрибутивы сервера базы данных Firebird, веб-сервера Apache и приложения PHP. Система должна использоваться через профиль клиента Microsoft .NET Framework 4.0.

С активированной функцией «Управление сайтом» система MyQ использует собственный SMTP-сервер. Если на сервере запущены другие системы с использованием базы данных, веб-интерфейса, PHP или почтового сервера, может возникнуть конфликт системы с иным программным обеспечением, что приведет к сбою.

Установка программного комплекса MyQ компание «Логика»

 

  1. После обращения клиентов к нам – первоочередной задачей является мониторинг всех печатающих устройств на предмет рентабельности и эффективности их использования.
  2. Это позволяет сделать аналитические выводы о сокращении, оптимизации используемого оборудования, внедрения сетевых принтеров и их локацию между офисов.
  3. Параллельно проводится опрос сотрудников офисов для выявления их предпочтений, связанных с использованием печатающих устройств.
  4. Первичные мероприятия – дают достаточные сведения для составления спецификации для размещения монохромных, цветных принтеров, сканеров и МФУ.
  5. Заключение договора с приложением в виде техзадания.
  6. Далее клиент выкупает лицензию MyQ и аппаратную часть, согласно заключённому договору.
  7. Специалисты компании «Логика» устанавливают серверную часть программного комплекса MyQ. Интегрируют его с программным обеспечением заказчика. И привязывают печатающие устройства к серверу MyQ.